امکانی است برای ارسال خودکار ایمیل در پاسخ به ایمیل دریافتی.
بستگی به شما دارد که چگونه از این امکان استفاده کنید.
یکی از موارد مورد استفاده می تواند حضور در تعطیلات باشد. در این هنگام با ایجاد یک پاسخ خودکار به فرستندگان ایمیل پاسخ خواهید داد که در دسترس نیستید و به زودی به آنها پاسخ خواهید داد.
Auto Responder (پاسخ‌دهنده خودکار) ابزاری است که به صورت خودکار به پیام‌ها و ایمیل‌های دریافتی پاسخ می‌دهد. این ابزار معمولاً در ایمیل‌ها و سیستم‌های مدیریت مشتریان مورد استفاده قرار می‌گیرد. هدف اصلی Auto Responder افزایش بهره‌وری و سرعت پاسخ‌گویی به پیام‌ها و ایمیل‌های دریافتی است، مخصوصاً زمانی که افراد در دسترس نیستند یا نیاز به پاسخ‌های تکراری دارند.
ویژگی‌های اصلی Auto Responder:
- پاسخ خودکار به ایمیل‌ها: به محض دریافت ایمیل، پاسخ‌دهنده خودکار یک پیام از پیش تعیین‌شده را به فرستنده ایمیل ارسال می‌کند.
- مدیریت زمان: برای مواقعی که کاربر در دسترس نیست (مثلاً در تعطیلات یا خارج از دفتر)، Auto Responder می‌تواند اطلاع‌رسانی کند.
- پیام‌های خوش‌آمدگویی: در سیستم‌های ثبت‌نام آنلاین، Auto Responder می‌تواند پیام‌های خوش‌آمدگویی و تایید ثبت‌نام ارسال کند.
- پشتیبانی مشتری: برای مشتریانی که نیاز به پاسخ‌های فوری دارند، پاسخ‌دهنده خودکار می‌تواند اطلاعات اولیه یا راه‌حل‌های معمولی را ارائه دهد.
مزایا:
- بهره‌وری بیشتر: با استفاده از Auto Responder می‌توان پاسخ‌های تکراری و ابتدایی را به صورت خودکار ارسال کرد و زمان بیشتری برای وظایف مهم‌تر باقی گذاشت.
- حرفه‌ای بودن: پاسخ‌های سریع و هماهنگ با برند بهبود تصویر حرفه‌ای کسب‌وکار را افزایش می‌دهد.
- مشتری‌مداری: اطلاع‌رسانی سریع و دقیق به مشتریان باعث افزایش رضایت آنها می‌شود.
نمونه‌هایی از پیام‌های Auto Responder:
- پیام عدم دسترسی:
با سلام و احترام،
من در حال حاضر خارج از دفتر هستم و به ایمیل‌های شما در زمان برگشت پاسخ خواهم داد. برای مسائل فوری، لطفاً با [نام همکار] در تماس باشید.
با تشکر،
[نام شما]- پیام خوش‌آمدگویی:
با سلام و خوش‌آمدگویی،
از ثبت‌نام شما در سایت/خدمات ما سپاسگزاریم. برای تایید ثبت‌نام و مشاهده اطلاعات حساب خود، لطفاً به لینک زیر مراجعه کنید.
[لینک]
با احترام،
تیم [نام شما]